Selbstmanagement-Hilfen

  • Wie kann ich meine tägliche Arbeit gut steuern, so dass es Spaß macht, abwechslungsreich ist und effizient?
  • Welche Hilfsmittel können mich dabei unterstützen?

Meine Hilfsmittel sind mein Kalender und meine Email-Inbox, sowie ein papiergebundenes Ablagesystem mit Heftern für Kunden/Projekte/Themen.

Es gibt eine Vielzahl von Techniken&Modellen wie man/frau seine Arbeit noch effizienter gestalten kann. Wichtig hinter diesen Modellen ist eine klares Bewußtsein über die persönliche Work-Life-Balance.

Weiter unten werde ich das System von David Allen näher beschreiben, weil ich es schon in meinem Buch (S.72/3) getan habe und Copy&Paste einfach einfach ist. Vorher folgen noch einige Alternativen:

Wie ich Dinge geregelt bekomme (David Allen)

David Allen hat mit „Getting Things Done“ (GTD) eine sehr strukturiere Hilfe zum Zeit- und Selbstmanagement im persönlichen Tagesgeschäft „erfun­den“:

  • Wie kann ich effizient meine Aufgaben erledigen?
  • Was kann mich unterstützen und motivieren, meine Arbeit mit Freude zu erledigen?

Selbstmanagementmethoden werden in keinem Ansatz behandelt, sind aber ähnlich wichtig für den Arbeitsalltag wie eine gelingende Kommunika­tion.

Robertson hat in den ersten Holakratie-Jahren GTD als Teil der Holakratie gesehen und ist im Laufe der Zeit davon abgekommen. Im Tactical-Meeting werden die Fortschritte der Projekte beobachtet und auch nächste Hand­lungen identifiziert. Auch in den Rollenanweisungen gibt es den Bezug zu den nächsten Handlungen. Insofern gibt es noch Elemente von GTD in der Holakratie bzw. sind sie miteinander verzahnt.

Robertson empfiehlt GTD, was auch von der „Denke“ her sehr gut zur Holakratie passt. Zudem hat Allen für sein Unternehmen schon sehr früh die Holakratie als Betriebssystem übernommen.

David Allen hat fünf Aktivitäten identifiziert, die bei der Erled­igung von Auf­gaben und dem Organisieren hilfreich sein können:

  • Erfassen = Listen anlegen, d.h. alles aus dem Kopf aufs Papier oder in den Computer bringen
  • Durcharbeiten = entscheiden, ob etwas zu erledigen ist, wenn ja wann und wo und was der konkrete nächste Schritt ist
  • Ordnen = entscheiden, ob es ins Archiv gehört (keine Handlung), in die Wiedervorlage oder demnächst zu erledigen ist und in eine Kontextliste gehört (zum Beispiel Projekten zugeordnet oder Räumen/Personen)
  • Durchsehen = 1x wöchentlich alle Listen durchgehen
  • Erledigen = kann und will ich es jetzt tun? Habe ich genug Zeit und Ener­gie und ist es die wichtigste Aufgabe jetzt?

Zwei besondere Aspekte, die auch Robertson für seine „Tactical Meetings“ übernommen hat, sind die Aufteilung in Projekte und nächsten Schritte.

  • Projekte sind umfassende Aufgabenketten, die einen längeren Zeitraum benötigen und deren Voranschreiten in den wöchentlichen Bespre­chungen beobachtet werden
  • Der nächste Schritt beschreibt ganz konkrete Tätigkeiten, die für den nächsten Projektschritt anstehen. Dabei ist es wichtig, ganz konkret und genau einzelne Handlungen zu identifizieren, die jetzt machbar sind:
    • „Korrekturlesen“ wäre ein Projekt,
    • „Via Facebook zu fragen, wer gratis oder kostengünstig mein Buch Korrektur lesen möchte“ ist eine nächste Handlung und ein Teil des Projektes.

Ich habe jetzt nur sehr kurz und oberflächlich GTD beschrieben. Mir per­sönlich haben einige Unterscheidungen gefallen und ich habe ein paar Tipps für meinen Alltag übernommen.

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